Když zaměstnanec vykonává práci mimo své bydliště, vzniká zaměstnavateli řada povinností. Pracovní smlouva musí jednoznačně vymezit místo výkonu práce, podmínky cestovních náhrad, možnosti ubytování a způsob proplácení výdajů. Téma je v praxi velmi časté – týká se techniků, montážních profesí, pracovníků ve stavebnictví, administrativních pozic dojíždějících do jiného města a také zaměstnanců, kteří jsou vysíláni na dlouhodobé projekty.
Správné nastavení podmínek už při podpisu smlouvy brání pozdějším sporům a zároveň zajišťuje, aby zaměstnanec nebyl finančně poškozen kvůli tomu, že pracuje mimo své bydliště.
Místo výkonu práce a pravidelné pracoviště
Pracovní smlouva musí obsahovat místo výkonu práce. Pokud zaměstnanec pracuje dlouhodobě mimo své bydliště, je vhodné vymezit nejen město nebo obec, ale i konkrétní lokaci, popřípadě více míst, pokud se práce přesouvá mezi projekty.
Pravidelné pracoviště je důležité pro výpočet cestovních náhrad. Pokud zaměstnanec dojíždí do místa výkonu práce, které je uvedeno ve smlouvě, nejde o pracovní cestu, a proto nevzniká nárok na stravné nebo cestovní náhrady. To bývá zdrojem častých nedorozumění.
Ubytování při práci mimo bydliště
U dlouhodobých projektů musí zaměstnavatel zajistit ubytování nebo kompenzaci nákladů. Zaměstnanec má právo na bezpečné a hygienické ubytování odpovídající typu práce a délce pobytu. U některých profesí se ubytování řeší formou peněžního příspěvku, jinde zaměstnavatel pronajímá byt nebo pokoj přímo.
V praxi se často používá kombinace — zaměstnavatel zajistí základní ubytování a zaměstnanec si může připlatit za vyšší standard. Pokud zaměstnanec preferuje vlastní řešení, může využít externí zdroje, například platformy zaměřené na krátkodobé pronájmy, kde najde flexibilní nabídky v lokalitách, kde se projekt odehrává. V těchto případech se jako užitečný zdroj ukazuje i web pronajem.eu, který umožňuje vyhledat různé typy krátkodobého ubytování včetně chalup a apartmánů.
Cestovní náhrady a jejich výše
Když zaměstnanec vykonává práci mimo sjednané pravidelné pracoviště, vzniká mu nárok na cestovní náhrady. Patří sem stravné, jízdné, náhrada za použití vlastního vozidla a případně i kapesné při vyslání do zahraničí.
Výše stravného se liší podle délky pracovní cesty a zaměstnavatel ji musí dodržet minimálně v zákonné výši. Pokud chce poskytnout vyšší sazby, musí to být stanoveno interním předpisem nebo kolektivní smlouvou.
U práci mimo bydliště trvající několik týdnů nebo měsíců je běžné proplácet i víkendové cesty domů. Smlouva může předem určit, kolikrát měsíčně a v jaké výši budou tyto cesty hrazeny.
Náklady na dopravu a použití vlastního automobilu
Pokud zaměstnanec používá vlastní automobil, náleží mu náhrada podle zákona – kombinace sazby za kilometr a náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Zaměstnavatel může také určit povinnost používat služební vozidlo, což může snížit náklady, ale vyžaduje přesně stanovená pravidla používání.
V případě přemisťování mezi více pracovišti v rámci projektu je dobré uvést do pracovní smlouvy možnost změny lokace a způsob úhrady cest do nového místa.
Dlouhodobé vyslání a dočasné přidělení
Pokud je zaměstnanec vyslán mimo své bydliště na dlouhou dobu, může jít o vyslání nebo dočasné přidělení. Každý režim má jiná pravidla a jiný způsob úhrad. Dočasné přidělení vyžaduje dohodu mezi zaměstnavatelem a jiným subjektem, zatímco vyslání probíhá pouze v rámci vztahu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
Dlouhodobé vyslání se často pojí s pravidelným proplácením cest domů, příspěvkem na stravu a plnou úhradou ubytování.
Komunikační povinnosti obou stran
Zaměstnavatel musí zaměstnance včas informovat o délce a podmínkách projektu, možnostech ubytování a výši cestovních náhrad. Zaměstnanec má povinnost doložit účty, hlásit změny a respektovat pokyny zaměstnavatele ohledně výkonu práce v nové lokalitě.
Když jsou pravidla jasná a předem sjednaná v pracovní smlouvě nebo interním předpisu, snižuje se riziko sporů a obě strany mají jistotu, jak postupovat při neobvyklých situacích.