Pracovní cesty do zahraničí jsou časté zejména ve firmách, které působí v mezinárodním prostředí, provozují pobočky v různých zemích nebo spolupracují se zahraničními partnery. Zaměstnanci v takovém případě vykonávají práci mimo obvyklé místo výkonu práce, což vyžaduje jasné právní nastavení a přesný popis povinností zaměstnavatele i zaměstnance. Aby se předešlo problémům, musí být pravidla zahraniční pracovní cesty zakotvena buď přímo v pracovní smlouvě, nebo v samostatném ujednání.
Zákoník práce nepovažuje pracovní cestu za změnu pracovní smlouvy, pokud je sjednána možnost pracovní cesty už ve smlouvě samotné. Bez tohoto ujednání nemůže zaměstnavatel zaměstnance na pracovní cestu vyslat bez jeho souhlasu. To platí i pro zahraniční pracovní cesty.
Souhlas s vysláním na zahraniční pracovní cestu
Aby bylo možné zaměstnance vyslat do zahraničí, musí pracovní smlouva obsahovat větu o tom, že zaměstnanec souhlasí s výjezdy na pracovní cesty. Pokud tato klauzule ve smlouvě není, je nutné získat souhlas zaměstnance pro každou jednotlivou cestu.
Pro vyšší právní jistotu se doporučuje:
- mít souhlas uveden přímo ve smlouvě,
- specifikovat, zda jde o domácí i zahraniční cesty,
- informovat zaměstnance o podmínkách cesty předem,
- uvést způsob náhrady nákladů a určení diety.
Tato pravidla chrání zaměstnavatele před odmítnutím pracovní cesty a zaměstnance před nejasnostmi.
Náhrady spojené se zahraniční pracovní cestou
Zaměstnanec má ze zákona nárok na náhrady, a to i v případě, že pracovní cesta probíhá mimo území České republiky. Mezi tyto náhrady patří:
- cestovní náhrady za dopravu,
- stravné podle příslušných sazeb,
- kapesné v případě delšího pobytu,
- náklady na ubytování,
- nezbytné výdaje spojené s výkonem práce,
- náhrada zvýšených výdajů při pobytu v jiném státě.
Výše náhrad se řídí zákonem a každoročně aktualizovanými vyhláškami Ministerstva financí. Zaměstnavatel může přiznat i vyšší náhrady, než stanoví zákonné minimum.
Povinnosti zaměstnavatele při zahraničních cestách
Zaměstnavatel musí před vysláním zaměstnance do zahraničí zajistit několik povinností:
- sjednat cestovní pojištění,
- poskytnout informace o bezpečnosti v dané oblasti,
- zajistit vhodné pracovní podmínky,
- poskytnout jasné instrukce k výkonu práce,
- vymezit dobu cesty, rozsah povinností a způsob komunikace.
Pokud zaměstnanec vykonává práci v rizikové oblasti, mělo by být zajištěno i vyšší pojištění nebo bezpečnostní opatření odpovídající situaci.
Odpovědnost zaměstnance během cesty
Zaměstnanec musí během pracovní cesty dodržovat právní předpisy dané země, pokyny zaměstnavatele a bezpečnostní pravidla. Má také povinnost postupovat tak, aby nedošlo k poškození majetku či ohrožení zdraví.
V případě nehody, ztráty dokumentů nebo jiných mimořádných událostí je nutné informovat zaměstnavatele bez zbytečného odkladu.
Jak má být zahraniční cesta uvedena v dokumentaci
Pracovní smlouva by měla ideálně obsahovat:
- ustanovení o možnosti vyslání na pracovní cestu,
- určení druhu práce, pro kterou se cesty konají,
- vymezení místa výkonu práce, které umožní flexibilitu při vysílání,
- odkaz na vnitřní předpis nebo směrnici o pracovní cestě.
Samotná zahraniční cesta se pak potvrzuje cestovním příkazem, který musí uvádět:
- přesné místo a termín,
- účel cesty,
- způsob dopravy,
- výši náhrad,
- případné další podmínky.